Hinweise zur Speicherung personenbezogener Daten im Ticketsystem des DRK-Kreisverbandes Neunkirchen e.V. gem. Art. 13 sowie Art. 5 Abs. 1 Buchst. a) DSGVO
Beim DRK-Kreisverband Neunkirchen e.V. wird das Ticketsystem „HelpDesk“ der Firma HESK inc. für die Kommunikation bei Anfragen und Aufträgen durch aktive Mitglieder an den Kreisverband eingesetzt. Neben diesem Ticketsystem wird außerdem ein verschlüsselter Upload in die Kreisverbands-Cloud angeboten.
Die Verarbeitung erfolgt gem. Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) (freiwillige Einwilligung) bzw. f) (berechtigtes Interesse) der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Das vom DRK-Kreisverband verfolgte berechtigte Interesse besteht in der zügigen und einheitlichen Bearbeitung der Bearbeitungsaufträge im Interesse seiner Mitglieder. Auf der Grundlage der erhobenen Daten erfolgt keine automatisierte Entscheidungsfindung.
Im Ticketsystem werden je nach Bearbeitungsauftrag personenbezogene Daten wie Name, E-Mail-Adresse, Zugehörigkeit zur Gliederung, Ortsverein usw. erfasst und an die zuständige Sachbearbeitung weitergeleitet. Die Speicherung der Daten erfolgt für evtl. Rückfragen, Status-Auskünfte, Ticket-Reopening usw. ab dem Abschluss des Bearbeitungsvorgangs (Status „erledigt“) für maximal weitere 2 Wochen im Ticketsystem. Die Löschung im Ticketsystem erfolgt automatisiert durch die Software. Darüber hinaus erfolgt die Speicherung eines Protokolls der Kommunikation des Ticket-Systems ggf. bei der jeweiligen Sachbearbeitung gem. den jeweils geltenden Aufbewahrungsfristen.
Der Zugang zu den gespeicherten Daten ist durch technische Maßnahmen (Passwortzugang, verschlüsselte Übermittlung usw.) geschützt. Die Sachbearbeiter sind auf die Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet. Ausgeschiedene Bearbeiter haben keinen Zugriff auf die Daten. Eine Übermittlung der Daten an Empfänger über die für die Bearbeitung notwendigen Personen/Einrichtungen usw. (ehrenamtliche und hauptamtliche Mitarbeiter der Kreisgeschäftsstelle und ggf. weiterer beteiligter Stellen) erfolgt nicht. Es erfolgt auch keine Übermittlung in ein Drittland.
Der Datentransfer erfolgt im Internet über das sogenannte SSL-Sicherheitssystem (Secure Socket Layer) in Verbindung mit einer 128-Bit-Verschlüsselung. Dieses Sicherungsmaßnahmen werden bei Änderung der Technik fortlaufend angepasst. Beim Besuch dieser Webseite werden automatisch Daten erhoben, die Ihr Browser übermittelt und in sogenannten Server Log Files speichert werden. Diese Daten können bestimmten Personen zugeordnet werden. Eine Zusammenführung der Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Darüber hinaus gelten die Datenschutzhinweise zur Webseite des DRK-Kreisverbandes Neunkirchen e.V. (siehe auch www.kv-neunkirchen.drk.de/footer-menue-deutsch/service/datenschutz.html ). Social-Plugins und Webseitenanalyse-Programme werden beim Ticketsystem nicht eingesetzt.
Cookies sind kleine Textdateien bzw. Datenpakete, die von Browsern und Webseiten erzeugt und auf Ihrem Rechner abgelegt werden. Für die personenbezogene Steuerung des technischen Programmablaufs wird von der Ticket-Software ein Cookie gesetzt („ticket.drkkvnk.de“), das nur von der Ticket-Webseite eingesehen werden kann und bei Beendigung der Browsersitzung gelöscht wird! Über diesen Hinweis hinaus ist eine entsprechende Einwilligung laut TTDSG nicht erforderlich.
Die Ticket-Software und die Kreisverband-Cloud werden auf einem Webserver des DRK-Kreisverbandes durch diesen selbst gehostet. Der Serverstandort befindet sich in Deutschland innerhalb des Geltungsbereiches der Anwendung der EU-Datenschutzgrundverordnung.
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist der
DRK-Kreisverband Neunkirchen e.V.,
Dr. Maximilian-Rech-Straße 3,
66564 Ottweiler,
Telefon 06824/204 96-0,
E-Mail: info(at)drk-kv-neunkirchen(dot)de
Vertretungsberechtigte:
1. Vorsitzende Sören Meng sowie die
Kreisgeschäftsführerin Pia Döring
Sie haben gegenüber den o.g. Verantwortlichen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben, Einschränkung der bzw. Widerspruch gegen die Verarbeitung. Im Falle einer Einwilligung haben Sie außerdem das Recht des jederzeitigen Widerrufs mit Wirkung für die zukünftige Verarbeitung. Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Unabhängigen Datenschutzzentrum Saarland, Fritz-Dobisch-Str. 12, 66111 Saarbrücken, Tel. 0681/94781-0, E-Mail: poststelle(at)datenschutz.saarland(dot)de.